Leads opvolgen automatisch is voor de meeste bouwbedrijven belangrijker dan meer aanvragen krijgen. Opdrachten gaan zelden verloren door een tekort aan vraag. Ze gaan verloren doordat er te laat gereageerd wordt.
Het patroon is overal hetzelfde. De aanvraag komt binnen om kwart over tien, jij staat op een dak. Om zes uur ben je moe, de telefoon ligt in de bus. Donderdag bel je terug en dan heeft de klant al iemand anders gesproken. Niet omdat die beter of goedkoper was, maar omdat hij eerder aan de lijn hing.
Snelheid wint van scherpte
Iemand die een dak, een cv-ketel of een verbouwing nodig heeft, is op dat moment even bezig met dat onderwerp. Een uur later doet hij weer iets anders. Wie in dat korte raampje reageert, praat met een klant die er nog met zijn hoofd bij is. Wie een dag wacht, moet de aandacht opnieuw verdienen.
Daar komt bij dat de meeste aanvragers meerdere partijen benaderen. De eerste die reageert bepaalt vaak de norm waar de rest langs wordt gelegd. Dat is de reden dat dit argument in gesprekken zo hard aankomt. Iedere ondernemer herkent de aanvraag die hij achteraf te laat oppakte. Hoeveel dat per jaar kost, staat uitgewerkt in het artikel over wat trage opvolging aan opdrachten kost.
Leads opvolgen automatisch: wat er in de eerste minuten gebeurt
Zodra een aanvraag binnenkomt, via een advertentie of via je website, start de opvolging zonder dat jij iets doet.
Bericht binnen minuten
De aanvrager krijgt een persoonlijk WhatsApp-bericht in jouw naam, ook 's avonds en in het weekend.
Vraag terug
Er wordt meteen gevraagd naar het soort werk, de plaats en wanneer het moet gebeuren, zodat jij niet blanco begint.
Herinnering bij stilte
Reageert iemand niet, dan volgt een nette herinnering. Het aantal en het ritme bepaal jij.
Afspraak in de agenda
De aanvrager kiest een moment dat vrij is in jouw agenda. De afspraak staat er meteen in.
Het verschil met een standaard ontvangstbevestiging is dat er een gesprek ontstaat. De aanvrager antwoordt, en dat antwoord komt in het klantdossier te staan. Jij ziet later op de dag geen kale melding, maar een aanvraag waar de belangrijkste vragen al bij staan.
Herinneringen die niet irritant worden
Een herinnering is geen aanmaning. De toon blijft die van een vakman die even navraagt of het nog speelt. Meestal zijn een paar berichten over een aantal dagen genoeg, en daarna houdt het op.
Belangrijker is wat er stopt. Zodra iemand antwoordt, valt de reeks stil. Zodra jij zelf iets stuurt, valt de reeks ook stil. Niets is zo schadelijk als een klant die met je aan het bellen is en tegelijk een automatisch bericht krijgt met de vraag of hij nog interesse heeft.
Zelf overnemen wanneer jij dat wilt
Alle gesprekken staan op een plek. Zie je een aanvraag die de moeite waard is, dan pak je hem op je eigen telefoon over en type je gewoon zelf. Het systeem gaat er daarna niet meer overheen. Je kunt de automatische opvolging ook per aanvraag uitzetten, bijvoorbeeld bij een bestaande relatie waar je liever meteen belt.
Zo blijft de verhouding zoals die hoort. De techniek houdt het contact warm tot jij tijd hebt. Het gesprek voer je zelf.
Wat automatisering niet doet
Automatisering wint geen opdrachten. Het zorgt dat je aan tafel komt terwijl de klant nog aan het kiezen is. Wat er aan die tafel gebeurt, hangt af van je verhaal, je prijs en het vertrouwen dat je uitstraalt. Een systeem dat snel reageert namens een bedrijf dat niet terugbelt, maakt het probleem alleen zichtbaarder.
Dit past niet bij je als
Je een handvol aanvragen per maand krijgt en die zelf binnen het uur beantwoordt. Je vol zit tot ver in het volgende seizoen en er niets bij wilt. Of je geen enkel bericht in jouw naam wilt laten uitgaan zonder het eerst zelf gelezen te hebben. In die gevallen levert automatische opvolging weinig op.
Het werkt wel voor ondernemers die aanvragen binnenkrijgen uit advertenties en daar overdag simpelweg niet bij kunnen. Hoe die aanvragen ontstaan, staat beschreven bij de Cruden Groei Motor voor bouwbedrijven. Opvolging is de schakel tussen die aanvraag en een afspraak in je agenda.
Wat het oplevert
Binnen 2 weken met CrudenVision had ik 9 gesprekken staan met mensen die echt serieus waren.Kirsten Busink, ondernemer
Gesprekken met serieuze mensen, dat is de maat die telt. Niet het aantal aanvragen, maar het aantal keren dat je tegenover iemand zit die echt iets wil laten doen. Opvolging zorgt dat dat aantal omhoog gaat zonder dat je meer hoeft te adverteren.
De opvolging staat niet los. Ze werkt samen met de agenda, het klantdossier, de offertes en de werkbonnen uit het CrudenINC platform. Een aanvraag die vandaag binnenkomt, is daardoor over drie maanden nog terug te vinden met alles wat er tussen zat.
Kosten en voorwaarden
Voor 1.250 euro per maand met het Starterpakket, plus een advertentiebudget van minimaal 500 euro op je eigen advertentieaccount, krijg je het geheel: advertenties op Meta, opvolging, systeem, website en elk kwartaal een filmdag op locatie. Premium kost 2.000 euro per maand en voegt dagelijkse zichtbaarheid en een filmdag per maand toe.
De break-even garantie hoort bij het Starterpakket: sta je na drie maanden niet op break-even, dan mag je eruit stappen. Wordt het wel gehaald, dan wordt er een jaar samengewerkt. Bij Premium geldt dezelfde garantie, maar alleen over de eerste 1.250 euro, niet over de extra 750 euro voor social media beheer. In elke regio wordt met een ondernemer per vakgebied gewerkt, dus in jouw omgeving is de plek voor jouw vak vrij of niet. De volledige vergelijking staat bij de prijzen en de break-evengarantie.
Verder lezen
Veelgestelde vragen over automatische opvolging
Hoe snel krijgt een aanvrager het eerste bericht?
Binnen enkele minuten, ook buiten kantoortijd. Hij weet daardoor direct dat zijn vraag is aangekomen en wanneer er contact volgt.
Gaat de opvolging via WhatsApp of via e-mail?
WhatsApp is het hoofdkanaal, omdat die berichten vrijwel altijd gelezen worden. Daarnaast lopen e-mailflows mee voor uitgebreidere informatie.
Merkt de klant dat het geautomatiseerd is?
De berichten zijn in jouw naam en in normale taal geschreven. Ze doen zich niet voor als iets anders dan wat ze zijn: een snelle eerste reactie, met de afspraak dat jij later persoonlijk contact opneemt. Een eerste bericht leest bijvoorbeeld zo: "Hey [naam], bedankt voor je aanvraag bij [bedrijf]. Ik neem vandaag nog persoonlijk contact met je op om te kijken wat we voor je kunnen doen."
Hoeveel herinneringen worden er verstuurd?
Dat stel je zelf in bij de inrichting, meestal een paar herinneringen verspreid over enkele dagen. Antwoordt de aanvrager, dan stopt de reeks meteen.
Kun je het gesprek zelf overnemen?
Ja. Zodra jij een bericht typt of belt, houdt de automatische reeks op. Je kunt opvolging ook per aanvraag uitschakelen.
Hoe zit het met privacy en de regels rond WhatsApp?
Er wordt alleen contact opgenomen met mensen die zelf een aanvraag hebben achtergelaten, en afmelden kan altijd. De berichten lopen via een zakelijk WhatsApp-kanaal, met een verwerkersovereenkomst zoals bij elk onderdeel van het systeem dat met klantgegevens werkt.
Reageer sneller dan de rest in jouw regio
Tijdens een gesprek wordt doorgerekend hoeveel aanvragen je nu laat liggen en wat een snellere reactie daaraan verandert. Blijkt dat weinig te zijn, dan wordt dat ook gezegd.
Plan een gesprek