Software voor bouwbedrijf klinkt als iets voor kantoortypes. In de praktijk gaat het om een simpele vraag: weet je op donderdagavond nog welke offerte openstaat en welke werkbon nog niet gefactureerd is? Het CrudenINC Platform brengt die hele keten in een scherm.
Zeven modules, een systeem
De meeste bouwondernemers hebben geen tekort aan programma's. Ze hebben er te veel. Een appgroep voor de planning, een map met offertes, een boekhoudpakket, een bonnetjesbak en een telefoon vol foto's. Elk onderdeel werkt, maar niets werkt samen. De schade zit in de overdracht: een aanvraag die niemand oppakt, een offerte die twee weken blijft liggen, meerwerk dat nergens is vastgelegd.
Onderstaande tabel zet naast elkaar hoe een dag meestal verloopt en hoe diezelfde dag in het platform verloopt. Daarna staat per module wat je op het scherm ziet.
| Moment in de week | Zoals het meestal gaat | In het platform |
|---|---|---|
| Nieuwe aanvraag | Mail tussen honderd andere mails, terugbellen als het uitkomt | Klantkaart met status, bericht de deur uit binnen minuten |
| Afspraak plannen | Heen en weer appen over een moment dat schikt | Klant kiest een tijd die jij hebt vrijgegeven |
| Offerte uitbrengen | Avond aan de keukentafel, sjabloon uit een oude map | Regels uit je eigen vaste onderdelen, digitaal akkoord |
| Meerwerk vastleggen | Mondelinge afspraak op de bouw, later discussie | Op de werkbon met handtekening van de klant |
| Factureren | Zaterdag inhalen, soms een klus vergeten | Werkbon wordt factuur, openstaand bedrag in beeld |
| Klant op de hoogte houden | Telefoontjes met de vraag hoe het ervoor staat | Klant kijkt zelf in zijn dossier in het portaal |
1. CRM en klantoverzicht
Elke aanvraag wordt een klantkaart. Daarop staat wie het is, waar hij woont, wat hij wil, wanneer het laatste contact was en wie er aan de beurt is om iets te doen. Zoek je een klant van twee jaar geleden terug, dan zie je in een oogopslag welke offertes en facturen er destijds langs zijn gekomen.
Het overzicht sorteert op status, niet op datum. Nieuwe aanvraag, gebeld, afspraak gepland, offerte uit, opdracht, uitgevoerd, gefactureerd. Zo zie je waar de stapel vastloopt.
2. Agendabeheer
Afspraken staan in dezelfde omgeving als de klantgegevens. De klant kan zelf een moment kiezen uit de tijden die jij vrijgeeft, bijvoorbeeld alleen op vrijdagochtend of alleen na vier uur. Bevestigingen en herinneringen gaan automatisch de deur uit, zodat er minder loze ritten worden gemaakt.
3. Automatische opvolging
Dit is het onderdeel dat het meeste geld oplevert en waar de minste ondernemers aan toekomen. Een nieuwe aanvraag krijgt binnen minuten een bericht via WhatsApp of e-mail. Blijft een reactie uit, dan volgt er een tweede en een derde poging, verspreid over de dagen erna. Een offerte die openstaat wordt net zo lang netjes opgevolgd tot er een antwoord ligt.
De opzet van die berichtenreeksen en de timing staat uitgewerkt op de pagina over automatisch opvolgen van aanvragen en offertes.
4. Offertes
Offertes maak je uit vaste onderdelen die je zelf opbouwt. Bij een dakdekker is dat vierkante meters en materiaalsoort, bij een installateur een merk en een vermogen. De klant opent de offerte op zijn telefoon en zet er digitaal akkoord op. Dat scheelt de week die anders verloopt tussen versturen en terugkrijgen.
5. Facturen
Een getekende offerte wordt met een handeling een factuur. Deelfacturen, aanbetalingen en de eindafrekening staan onder dezelfde klant, dus je hoeft niet te zoeken naar wat er al betaald is. Openstaande bedragen komen automatisch in beeld met een herinnering.
Hoe offertes en facturen precies in elkaar overlopen staat op de pagina over offertes en facturen maken vanuit een systeem.
6. Digitale werkbonnen
De werkbon vul je op locatie in op de telefoon. Gewerkte uren, gebruikt materiaal en een handtekening van de klant op het scherm. Die bon hangt aan de klantkaart en is de basis voor de factuur. Discussies achteraf over meerwerk worden korter als de afspraken en de handtekening vastliggen.
Meer over de opbouw en het gebruik onderweg staat op de pagina over digitale werkbonnen invullen op de telefoon.
7. Klantportaal
De klant logt in en ziet zijn eigen dossier: de offerte, de planning, de werkbonnen en de facturen. Dat scheelt telefoontjes met de vraag hoe het ervoor staat. Voor particulieren die een grote verbouwing laten doen, is dat vaak het onderdeel dat het meeste vertrouwen wekt.
Je hebt al een boekhoudpakket. Wat dan?
Dat is het eerlijke bezwaar en het verdient een eerlijk antwoord. Een boekhoudpakket is gebouwd voor de administratie achteraf: facturen, btw en de afstemming met je boekhouder. Het is niet gebouwd voor het traject ervoor. Aanvragen, opvolging, afspraken en offertes zitten er niet in, of alleen in een uitgeklede vorm.
Praktisch betekent dat het volgende. De facturatie kan vanuit het platform lopen, waarna de gegevens naar je boekhouder gaan. Je boekhoudpakket blijft dan staan voor het werk waar het goed in is. Wat het platform overneemt, is alles wat vroeger in mappen, appjes en je hoofd zat.
Er is nog een reden om die twee gescheiden te houden. Een boekhoudpakket kijkt terug op wat er al gebeurd is. Het platform kijkt vooruit op wat er nog moet gebeuren: welke aanvraag heeft nog geen antwoord, welke offerte staat open, welke werkbon is nog niet omgezet. Dat zijn de posten waar omzet blijft liggen, en die staan in geen enkele grootboekrekening.
Wanneer overstappen niet logisch is
Heb je een pakket waarin je hele ploeg goed werkt, staat de opvolging strak en blijft er geen offerte liggen? Dan levert een overstap weinig op. Hetzelfde geldt als je bewust vol zit en geen extra aanvragen wilt. Het platform is gebouwd voor bedrijven die willen groeien en merken dat de administratie die groei tegenhoudt.
Waarom deze software voor bouwbedrijf en een groeisysteem samen gaan
Losse software oplossen verandert niets aan de instroom. Losse advertenties veranderen niets aan de opvolging. In de Cruden Groei Motor met advertenties en opvolging zitten beide, en dat is de reden dat het platform niet als los abonnement wordt verkocht. Alles zit in de samenwerking, die bij het Starterpakket 1.250 euro per maand kost en bij Premium 2.000 euro, met daarnaast minimaal 500 euro advertentiebudget op je eigen account. De volledige vergelijking staat op de pagina met de prijs en de voorwaarden van de garantie.
Een schilder die eerder met losse programma's werkte, houdt er nu een overzicht aan over van wat er openstaat aan aanvragen en offertes, en had de investering na twee maanden terugverdiend. Bij een glaszetter die eerder met een aanvraagplatform en papieren bonnen werkte, verschoof het factureren van de zaterdag naar de werkdag zelf. Een bouwbedrijf noemt vooral het gemak van de bediening in combinatie met de toeloop aan nieuwe aanvragen. Beide verhalen staan uitgeschreven bij de investering en wat klanten daarvoor terugkrijgen.
Inrichten, leren en hulp krijgen
Een systeem dat niemand gebruikt is duurder dan geen systeem. Daarom wordt de omgeving ingericht met jouw offerteregels, je facturatiegegevens en je werkbonvelden erin, voordat je begint. Je start dus niet met een leeg scherm en een handleiding.
Loopt er daarna iets vast, dan is er live chat van 07.00 tot 22.00 uur, dus ook voordat de bus de weg op gaat en nadat de laatste klus erop zit. Wie liever zelf iets uitzoekt, gebruikt de academie met video's, die dag en nacht open is. Neem je iemand aan, dan doorloopt die dezelfde video's zonder dat jij het hoeft voor te doen.
Veelgestelde vragen over het platform
Kun je het platform los afnemen, zonder campagnes?
Het platform zit in beide pakketten, Starter van 1.250 euro per maand en Premium van 2.000 euro per maand, en is geen los softwareabonnement. Bij allebei komt minimaal 500 euro advertentiebudget op je eigen account erbij. De reden is eenvoudig: de opvolging, de agenda en de offertes zijn precies de onderdelen die campagnes rendabel maken.
Vervangt het platform je boekhoudpakket?
Voor het maken en versturen van facturen wel. Voor btw-aangifte, jaarrekening en de afstemming met je boekhouder niet. De meeste ondernemers factureren vanuit het platform en leveren de gegevens door aan hun boekhouder of boekhoudpakket.
Werkt het op de telefoon van de monteur?
Ja. Werkbonnen, agenda en klantkaarten zijn gemaakt om op een telefoon in te vullen, met handschoenen aan en met een klant die meekijkt. De uitgebreidere schermen gebruik je op kantoor.
Hoe lang duurt het inrichten?
De inrichting hoort bij de livegang binnen een maand. Sjablonen voor offertes, facturen en werkbonnen worden op jouw vak en je huisstijl gezet, zodat er niet met lege schermen wordt begonnen.
Wat gebeurt er met bestaande klantgegevens?
Bestaande klanten en openstaande trajecten worden bij de inrichting ingelezen, zodat je oude bestanden niet naast het platform hoeft te blijven gebruiken. Wat je aanlevert bepaalt hoe compleet dat overzicht op dag een is.
Krijg je hulp als er iets niet lukt?
Er is live chat van 07.00 tot 22.00 uur, dus ook voor en na werktijd. Daarnaast staat er een academie met video's die 24 uur per dag toegankelijk is.
Verder lezen
Zelf door de schermen lopen
In een kennismaking wordt het platform met jouw soort klussen erin doorgenomen, inclusief de vraag welke van je huidige programma's kunnen blijven staan.
Plan een kennismaking