Wie de administratie schilder automatiseren wil, zoekt zelden een mooier programma. Hij zoekt rust. Gert de Schilder werkte met losse systemen en ziet nu in een overzicht welke aanvragen en offertes openstaan. Zijn investering was volgens hemzelf binnen twee maanden terugverdiend. Dat is wat hij zegt. De rest van zijn verhaal staat hieronder als open punt.
Het probleem van losse systemen
Bij veel schildersbedrijven groeit de administratie mee met de jaren, zonder dat iemand dat besloten heeft. Een offerteprogramma omdat de vorige te duur werd. Een boekhoudpakket omdat de accountant dat prettig vond. Een agenda in de telefoon, appjes met klanten, en de aanvragen in de mailbox.
Elk onderdeel doet zijn werk. Het probleem zit tussen de onderdelen. Niemand kan in een keer zien welke offerte al twee weken zonder antwoord ligt, en juist daar verdwijnt omzet zonder dat iemand het merkt.
Herkenbaar is het patroon in elk geval wel.
- Een los offerteprogramma, een boekhoudpakket en een agenda die niets van elkaar wisten.
- Aanvragen die her en der binnenkwamen, in de mail, per telefoon, via de website.
- Geen overzicht welke offerte nog openstond en welke allang vergeten was.
- Avonden die opgingen aan het bij elkaar zoeken van wat er die week was gebeurd.
Administratie schilder automatiseren: wat er is ingericht
De kern van de oplossing is niet spectaculair. Een aanvraag komt binnen en krijgt een plek. Vanuit die plek gaat de offerte eruit. Blijft die offerte liggen, dan ziet hij dat in hetzelfde scherm. Wordt de klus gedaan, dan hangt de werkbon aan hetzelfde dossier en volgt de factuur.
Aanvraag
Binnenkomst via de website en de campagnes, direct in het CRM.
Offerte
Offerte vanuit hetzelfde dossier, met automatische herinnering als er geen antwoord komt.
Werkbon
Digitale werkbon op locatie ingevuld, zonder papier in de bus.
Factuur
Factuur eruit op basis van wat er in de werkbon staat.
Meer over dit deel van het systeem staat op de pagina over offertes en facturen in het platform. Wat er voor schildersbedrijven verder bij komt kijken, staat bij meer klanten voor schilders.
De cijfers
Het cijfer dat hij zelf noemt is een terugverdientijd. Dat is voor een vakman vaak nuttiger dan een omzetpercentage, want het beantwoordt de enige vraag die telt aan het begin: wanneer sta ik quitte.
| Moment | Openstaande offertes | Administratie |
|---|---|---|
| Start | Verspreid over losse systemen, niemand had het volledige overzicht | Avonden aan overtypen en bij elkaar zoeken |
| Na de eerste maanden | In een overzicht, met automatische herinneringen | Aanzienlijk minder avonduren |
| Nu | Investering terugverdiend binnen twee maanden | Structureel minder tijd kwijt aan administratie |
De terugverdientijd van twee maanden ligt onder de garantie die bij het Starterpakket hoort. Daarin spreken wij break-even binnen drie maanden af. Gert zat daaronder, en dat is zijn eigen constatering.
Geen losse systemen meer. Ik zie precies welke aanvragen en offertes openstaan. Investering binnen 2 maanden terugverdiend. Zeer tevreden!Gert de Schilder, schilder
Waarom overzicht meer oplevert dan het lijkt
Een offerte die blijft liggen is geen verloren offerte. Het is een offerte die niemand heeft nagebeld. Bij een schildersbedrijf gaat het per stuk om bedragen die de maandelijkse investering ruim overstijgen. Twee offertes per maand die anders waren blijven hangen, betalen het systeem al.
Dat is waarschijnlijk ook de verklaring achter die twee maanden. Niet meer aanvragen alleen, maar minder weglek uit de aanvragen die er al waren.
Wat de volgende stap was
Zodra de administratie stil ligt en niet meer aan de zondagavond knaagt, komt de vraag wat je met de vrijgekomen ruimte doet.
Voor Gert betekende dat vooral rust: minder tijd aan administratie, meer overzicht over wat er speelt, en de ruimte om zich weer op het schilderwerk zelf te richten. De samenwerking met Cruden Vision loopt door.
Wat het kost en hoe de garantie werkt, staat volledig uitgeschreven bij de prijzen en de break-evengarantie.
Veelgestelde vragen
Hoe snel verdiende deze schilder de investering terug?
Gert noemt zelf twee maanden. Bij Starter is de afspraak break-even binnen drie maanden, dus hij zat daaronder.
Welke losse systemen vervangt dit?
Offertes, facturen, digitale werkbonnen, CRM, agendabeheer, e-mailflows en opvolging via WhatsApp komen samen, met klantportaal en website erbij.
Moet je hier verstand van computers voor hebben?
Nee. De live chat is bemand van 07.00 tot 22.00 uur en in de academie kun je elke handeling terugkijken op een moment dat het uitkomt.
Wat kost het per maand?
Het Starterpakket kost 1.250 euro per maand, Premium 2.000 euro per maand. Bij allebei betaal je daarnaast zelf minimaal 500 euro advertentiebudget per maand op je eigen Meta-advertentieaccount. De break-even garantie hoort alleen bij Starter.
Kan ik alleen het offerte- en factuurdeel afnemen?
Het systeem is een geheel. De winst zit juist in de overdracht tussen aanvraag, offerte, werkbon en factuur, want daar raakt het zicht bij losse programma's kwijt.
Verder lezen
Hoeveel offertes staan er bij jou open?
Als je die vraag niet binnen een minuut kunt beantwoorden, is dat precies het probleem dat we oplossen. In een half uur kijken we mee.
Plan een kennismaking